Płynność finansowa przedsiębiorstwa jest podstawowym czynnikiem decydującym o bezpieczeństwie w biznesie. Dlatego ważne jest, by przedsiębiorcy w pełni świadomie i bezpiecznie zarządzali swoimi finansami.

Najskuteczniejszą metodą, chroniącą przed procesem windykacyjnym, jest weryfikacja kontrahenta – potencjalnego oraz obecnego, w tym ich zdolności finansowych w zakresie zaciąganych zobowiązań. Co jednak w przypadku, gdy trafi się nierzetelny kontrahent?

Nierzetelny kontrahent – co możesz zrobić by się przed nim uchronić?

Każdy proces gospodarczy wymaga stosownej dokumentacji. Jest ona niezbędna nie tylko ze względu na obowiązki podatkowo-rachunkowe nakładane na przedsiębiorców, ale także ma zabezpieczać ich w przypadku konieczności wszczęcia i przeprowadzenia procesu windykacyjnego.

Właściwa dokumentacja jest podstawowym narzędziem walki z nierzetelnymi kontrahentami. Konieczne jest więc podejmowanie wszelkich działań, które pozwolą na zgromadzenie pełnej i rzetelnej dokumentacji potwierdzającej rodzaj transakcji, jej warunki, terminy zapłaty, a także udzielone zabezpieczenia. Bagatelizowanie treści i posiadania zamówień, ofert, umów, faktur, dokumentów wydania towaru czy też wykonania usługi, może stanowić niemałą przeszkodę w skutecznym dochodzeniu o zaległe zobowiązania.

Niezależnie od wymogów (bądź ich braku) w zakresie formy podejmowania działań i czynności gospodarczych, zalecane jest uzyskanie od kontrahenta pisemnego potwierdzenia zawarcia umowy czy też zaciągnięcia określonego zobowiązania. Pomimo, że obecne przepisy prawa nie wymagają, aby kontrahent składał podpis na fakturze, uzasadnione jest pozyskanie takiego podpisu, a co za tym idzie, akceptacji przez kontrahenta ceny oraz potwierdzenia zawarcia umowy. To zaś, w przypadku braku terminowej zapłaty, umożliwi sprawne i szybkie odzyskanie zaległych należności.

Weryfikacja kontrahenta

Najpewniejszym narzędziem pozwalającym na sprawdzenie klienta są raporty gospodarcze.  Warto w nie zainwestować, zwłaszcza gdy zawieramy z nowym partnerem umowę na znaczne kwoty. Raport przedstawia zwykle informacje rejestrowe naszego kontrahenta, jego aktualną sytuację finansową i majątkową, powiązania gospodarcze itp. Badanie sytuacji majątkowej możliwe jest także na podstawie wywiadów terenowych, co często zapewnia dostarczenie informacji oficjalnie niedostępnych.

Weryfikacja kontrahenta, potencjalnego partnera biznesowego i prowadzenia przez niego działalności gospodarczej wymagana jest często nie tylko ze względu na zawieraną umowę czy też rozmiar zaciąganego zobowiązania, ale także w związku z charakterem samej transakcji. W zakresie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów ustawodawca wymusza na nas, wobec możliwości zastosowania obniżonej bądź zerowej stawki VAT, podjęcie tzw. czynności sprawdzających. Czynności te mają na calu potwierdzenie, że nasz potencjalny klient prowadzi działalność w sposób rzeczywisty (a co za tym idzie, umożliwiający rozliczenia należnego podatku VAT).

Co zrobić, gdy kontrahent zwleka z zapłatą?

Jeżeli kontrahent zwleka z zapłatą należności, należy możliwie szybko rozpocząć procedurę windykacyjną. Brak natychmiastowej reakcji, nie tylko odwleka w czasie odzyskanie zaległych płatności, ale może też zmniejszyć szansę na pozyskanie spłaty całej kwoty. Im szybciej przypominamy klientowi o zaległej płatności, tym większe szanse, że zostanie ona spłacona bez konieczności podejmowania działań prawnych (jak np. proces windykacyjny) i ponoszenia dodatkowych kosztów.

Nie można zapominać, że roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu. W zależności od tego, z jakim stosunkiem prawnym mamy do czynienia, termin ten może wynosić zaledwie jeden rok (np. w usługach transportowych). Dopuszczając do przedawnienia należności, ograniczasz szanse na skuteczne odzyskanie zaległych zobowiązań.

Nie czekaj więc i weź sprawy w swoje ręce. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci odzyskać płynność finansową.